Ervaart u het bijhouden van uw betalingsproces als een tijdrovende taak? Of wordt het voor u steeds uitdagender de voortgang rondom de (openstaande) betalingsopdrachten te bewaken? Voor diverse cliënten en family offices verzorgen wij vakkundig en snel het complete betaalproces. Optimaal van vermogen genieten begint bij Bovi & Ox. Laat uw betalingsproces verzorgen door de finance experts van Bovi & Ox. De uiteindelijke autorisatie van de betaling ligt vanzelfsprekend bij uzelf.
Een gestroomlijnd betalingsproces
Ontzorgen staat voorop bij onze family office. Nadat wij de facturen digitaal hebben ontvangen, zorgen we ervoor dat…
- alle facturen adequaat en tijdig worden verwerkt;
- alle facturen digitaal aan de cliënt worden aangeboden ter goedkeuring;
- de betalingsopdrachten op vlotte en juiste wijze worden aangemaakt;
- de cliënt een melding ontvangt wanneer de betalingen gereed zijn voor autorisatie.
Wij laten niets aan het toeval over
Cliënten onbezorgd laten genieten van hun vermogen vormt voor ons een belangrijke drijfveer. Wij zien erop toe dat facturen altijd op tijd worden betaald. Zijn er meerdere bankrekeningen in gebruik? Dan dragen wij zorg voor het tijdige aanvullen ervan. Zo komen onze cliënten en hun crediteuren niet voor verrassingen te staan.
In het verwerkingsproces hanteren we het vier-ogenprincipe. Na aanmaak van de betaling controleert een andere collega (die hier zelf niet bij betrokken is geweest) de betalingsopdracht uitvoerig. De juistheid wordt geverifieerd aan de hand van de factuur en/of andere documenten. Bij de aanmaak van betalingsopdrachten vinden wij dat een must.
Onze werkwijze toegelicht
Bovi & Ox gebruikt Basecone als platform voor digitale documentverwerking en het autorisatieproces. De financiële administratie vindt in de regel plaats in Exact.
In het onderstaande overzicht is weergegeven hoe ons betalingsproces is ingericht voor een snelle en adequate afhandeling van het betalingsverkeer.
- De cliënt voegt de ontvangen facturen toe aan Basecone. Dit is mogelijk via de Basecone app, de Basecone webapplicatie of e-mail;
- Bovi & Ox ontvangt de facturen in Basecone, ‘tagt’ deze en wijst ze toe aan de bevoegde cliëntgebruiker. Door deze handeling kunnen de facturen door de cliënt geautoriseerd worden;
- De cliënt krijgt een melding van Basecone of vanuit Bovi & Ox en accordeert de facturen. Dit kan de cliënt doen via de Basecone app of de Basecone webapplicatie;
- Bovi & Ox boekt de facturen in Basecone, waarna deze via een koppeling in de administratie van Exact komen;
- Bovi & Ox werkt de administratie bij in Exact;
- Bovi & Ox maakt een betaalbestand en verstrekt een concept-betaallijst aan de cliënt om te accorderen;
- De cliënt (of Bovi & Ox, indien wij hiervoor worden gemachtigd) logt in bij de bank en leest het betaalbestand in zodat de betalingen worden verwerkt;
- Bovi & Ox verwerkt de betalingen in Exact, met gebruikmaking van bankkoppelingen.
Bij onze werkwijze staan vertrouwelijkheid en veilige omgang met persoonlijke gegevens vanzelfsprekend centraal.
Meer weten?
Meer overzicht in de financiële situatie én weer volledig grip op de cashflow-positie krijgen?