Ervaart u het bijhouden van uw betalingsproces als een tijdrovende taak? Of wordt het voor u steeds uitdagender de voortgang rondom de (openstaande) betalingsopdrachten te bewaken? Voor diverse cliënten verzorgen wij vakkundig en snel het complete betaalproces. Wilt u ook optimaal van uw vermogen genieten? Laat uw betalingsproces dan verzorgen door de finance experts van Bovi & Ox. De uiteindelijke autorisatie van de betaling ligt vanzelfsprekend bij uzelf.

Een gestroomlijnd betalingsproces

Ontzorgen staat voorop bij onze family office. Nadat wij de facturen digitaal hebben ontvangen, zorgen we ervoor dat…

  • alle facturen adequaat en tijdig worden verwerkt;
  • alle facturen digitaal aan u worden aangeboden ter goedkeuring;
  • de betalingsopdrachten op vlotte en juiste wijze worden aangemaakt;
  • u een melding ontvangt wanneer de betalingen gereed zijn voor autorisatie.

Wij laten niets aan het toeval over

U onbezorgd laten genieten van uw vermogen vormt voor ons een belangrijke drijfveer. Wij zien erop toe dat facturen altijd op tijd worden betaald. Zijn er meerdere bankrekeningen in gebruik? Dan dragen wij zorg voor het tijdige aanvullen ervan. Zo komen u en uw crediteuren niet voor verrassingen te staan.

In het verwerkingsproces hanteren we het vier-ogenprincipe. Na aanmaak van de betaling controleert een andere collega (die hier zelf niet bij betrokken is geweest) de betalingsopdracht uitvoerig. De juistheid wordt geverifieerd aan de hand van de factuur en/of andere documenten. Bij de aanmaak van betalingsopdrachten vinden wij dat een must.

Onze werkwijze toegelicht

Bovi & Ox gebruikt Basecone als platform voor digitale documentverwerking en het autorisatieproces. De financiële administratie vindt in de regel plaats in Exact.

In het onderstaande overzicht is weergegeven hoe ons betalingsproces is ingericht voor een snelle en adequate afhandeling van het betalingsverkeer.

betalingsproces
  1. De cliënt voegt de ontvangen facturen toe aan Basecone. Dit is mogelijk via app, e-mail of middels handmatig uploaden;
  2. Bovi & Ox ontvangt de facturen en ‘tagt’ deze. Door deze handeling kunnen de facturen door u geautoriseerd worden;
  3. De cliënt krijgt een melding van Basecone of vanuit Bovi & Ox en accordeert de factuur. Dit kunt u doen via een speciale app of webapplicatie;
  4. Bovi & Ox boekt de facturen in Basecone;
  5. Bovi & Ox werkt de administratie bij in Exact, met gebruikmaking van koppelingen;
  6. Bovi & Ox stelt een concept-betaallijst op voor de cliënt om te accorderen;
  7. De cliënt (of Bovi & Ox, indien wij hiervoor worden gemachtigd) logt in bij de bank en leest het betaalbestand in zodat de betalingen worden verwerkt;
  8. Bovi & Ox verwerkt de betalingen in Exact, met gebruikmaking van bankkoppelingen.

Bij onze werkwijze staan vertrouwelijkheid en veilige omgang met uw persoonlijke data vanzelfsprekend centraal.

Meer weten?

Wilt u meer overzicht in uw financiële situatie én weer volledig grip op uw cashflow-positie krijgen?

Informeer naar de mogelijkheden