De afgelopen periode is er bij Bovi & Ox, de zelfstandige multi-family office die eveneens finance support biedt aan single-family offices, hard gewerkt aan het optimaliseren, evalueren en verbeteren van werkprocessen en diensten aangaande kwaliteitsmanagement en informatiebeveiliging. Ten behoeve van ISO 9001- en 27001-certificeringen heeft Bovi & Ox – bijgestaan door consultant Marien van Dis – diverse procesverbeteringen doorgevoerd. De implementatie verliep zeer succesvol, want Bovi & Ox heeft de betreffende audits met goed gevolg doorlopen. Met het behalen van de ISO 9001- en 27001-certificeringen is Bovi & Ox uniek in zijn soort. Het is namelijk de eerste multi-family office in Nederland die beide certificaten heeft én lid is van de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants.
Bestuurders Martin Kleijn en Cassandra Baurichter zijn trots op het bereiken van deze bijzondere mijlpaal en blikken vooruit op de toekomst.
Veilige thuishaven
De certificaten vormen de waarborg dat de bedrijfsvoering van Bovi & Ox goed en veilig is ingericht, er wordt gewerkt volgens absolute geheimhouding en cliënten kunnen rekenen op hoge kwaliteitsstandaarden.
ISO 9001 stelt dat cliënten mogen vertrouwen op eenduidige producten en diensten en dat de onderliggende klantprocessen voortdurend worden verbeterd. ISO 27001 laat op zijn beurt zien dat de organisatie informatieprocessen goed beheerst en de vertrouwelijkheid van cliënten te allen tijde waarborgt.
Martin: “Door digitalisering is databeveiliging een aldoor belangrijker thema, zowel voor onze cliënten als onze eigen werkprocessen. De ISO-certificaten bevestigen dat we een veilige thuishaven zijn voor onze cliënten, die optimaal willen genieten van hun vermogen. En dat zij kunnen vertrouwen op een zorgvuldige omgang met hun bedrijfsgegevens en hoge kwaliteit van werken.”
Aangescherpte werkprocessen
“De thematiek rondom de ISO-certificeringen leeft al langer binnen Bovi & Ox, maar is nu geconcretiseerd”, vult Cassandra aan. Ze geeft aan dat de interne werkprocessen op een aantal vlakken zijn aangescherpt. “We hanteerden bijvoorbeeld al het vier-ogen-principe bij het inrichten van het betalingsproces van onze cliënten om niets aan het toeval over te laten. Daarnaast dragen we nu nóg actiever zorg voor een veilige informatieoverdracht bij bedrijfsgevoelige informatie en een eventuele incidentenafhandeling. Met tweetrapsverificatie, het toekennen en limiteren van beheerrechten en versleutelde verbindingen voorkomen we oneigenlijk gebruik.”
Opmaat naar blijvende verbeteringen
De ISO-certificeringen vormen allesbehalve een eindstation, benadrukken Martin en Cassandra. “Ze zijn vooral een opmaat naar blijvende verbeteringen op het gebied van onze serviceverlening. Het is een doorlopend verbeterproces, waarvoor Bovi & Ox jaarlijks wordt getoetst en vormt een extra waarborg bovenop de toetsing van de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants die we al periodiek doorlopen. Een bevestiging richting cliënten dat we een loyale partner zijn met expertise in zakelijk en privaat vermogen en alles wat daaronder valt.”