Heeft u de inschrijving in het UBO-register al geregeld?

Met ingang van 27 maart 2022 moeten belanghebbenden binnen ondernemingen zijn ingeschreven in het UBO-register. Is uw inschrijving in het UBO-register al geregeld? Zo niet, wacht in dat geval niet te lang! Bureau Economische Handhaving (BEH) van de Belastingdienst controleert of aan de UBO-verplichting is voldaan, op straffe van een geldboete die kan oplopen tot EUR 22.500. Alles wat u moet weten over de verplichte UBO-registratie, leest u hier.

Waarom is het UBO-register in het leven geroepen?

Het UBO-register is ingesteld ter voorkoming van witwaspraktijken en terrorismefinanciering. Het maakt transparanter welke natuurlijke personen binnen een organisatie – de Ultimate Beneficial Owners ofwel UBO’s – het voor het zeggen hebben. Door de openheid van het UBO-register kunnen geldverstrekkers, partners en andere belanghebbenden beter geïnformeerd met deze organisaties zakendoen.

Wat zijn de gevolgen van een te late inschrijving?

De Kamer van Koophandel (KvK) geeft op haar website aan ook UBO-opgaves die ná de deadline worden ingediend te zullen verwerken. Bij handhaving van het BEH kan aan bestaande ondernemingen echter een boetesom, een last onder dwangsom en in hoogst uitzonderlijke gevallen een celstraf worden opgelegd.

In een Kamerbrief op 14 april 2022 geeft minister van Financiën Kaag aan risico-gebaseerd te zullen starten met de handhaving van het UBO-register. Uit hetzelfde Kamerstuk wordt duidelijk dat (naar schatting) 48% van de registratieplichtigen dit niet tijdig heeft gedaan.

Desondanks is er sprake van enige coulance. Iedere entiteit waar handhaving voorgenomen is, ontvangt namelijk nog een laatste waarschuwing vanuit het BEH, zodat de desbetreffende entiteit in de gelegenheid wordt gesteld alsnog orde op zaken te stellen.

Voor wie geldt de UBO-verplichting?

In onderstaande tabel ziet u voor wie de UBO-verplichting geldt:

UBO-plichtige ondernemingenNiet-UBO-plichtige ondernemingen  
Niet-beursgenoteerde BV’s en NV’s, stichtingen, verenigingen (met volledige rechtsbevoegdheid of met beperkte rechtsbevoegdheid, maar met onderneming), onderlinge waarborgmaatschappijen, coöperaties, maatschappen, kerkgenootschappen, rederijen, VOF’s, CV’s, SE’s, SCE’s en EESV’s.Eenmanszaken, beursgenoteerde BV’s en NV’s, 100% dochters van beursgenoteerde venootschappen, VVE’s, rechtspersonen in oprichting, verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid die geen onderneming drijven en publiekrechtelijke rechtspersonen.  

Welke documenten zijn nodig voor de inschrijving?

De benodigde documentatie verschilt per rechtsvorm. Klik op onderstaande links om te zien welke documenten nodig zijn voor uw organisatie:

Indienen van de documentatie kan zowel online als per post. Het KvK communiceert een verwerkingstijd van ongeveer 16 weken.

In ons eerder gepubliceerde artikel leest u aan welke eisen een inschrijving in het UBO-register moet voldoen.

Voor wie zijn de UBO-gegevens inzichtelijk?

Een aantal gegevens zijn voor iedereen inzichtelijk die een KvK uittreksel UBO-register aanvraagt. Naast het belang dat een UBO in een organisatie heeft, zijn ook de volgende persoonsgegevens openbaar opvraagbaar:

  • voor- en achternaam
  • geboortemaand en -jaar
  • nationaliteit
  • woonland

Overige UBO-gegevens zijn uitsluitend inzichtelijk voor bevoegde autoriteiten, zoals het Openbaar Ministerie. Het raadplegen van deze gegevens gebeurt alleen in zeer uitzonderlijke situaties, bijvoorbeeld wanneer onderzoek wordt gedaan naar witwaspraktijken en terrorismefinanciering.

Gaat u (binnenkort) starten met een nieuwe organisatie?

Startende organisaties en de bijbehorende UBO’s worden tijdens de registratie aan de balie bij de KvK of de notaris direct ingeschreven. De benodigde inschrijfformulieren vindt u hier. Let op: UBO’s van nieuwe organisaties kunnen uitsluitend per post worden ingediend.

Hoe nu verder?

Kunt u ondersteuning gebruiken bij uw UBO-registratie? Of weet u niet zeker wie binnen uw organisatie als UBO opgevoerd moet worden? Bij deze en andere vragen zijn Bovi & Ox en partners u graag van dienst voor advies.

Neem contact op