Sinds 27 september 2020 is het UBO-register in werking getreden. In het kader van deze wetswijziging zijn vennootschappen en andere juridische entiteiten verplicht in het UBO-register van de KvK te vermelden wie de touwtjes binnen de organisatie in handen heeft of hebben. Eigenaren en/of andere personen met zeggenschap binnen de organisatie hebben tot 27 maart 2022 om zich in te schrijven.

Benieuwd of uw organisatie ook UBO-plichtig is? En indien het geval: wilt u weten waar uw inschrijving aan moet voldoen?

In dit artikel leest u de antwoorden op deze en aanverwante vragen.

Wat is een UBO?

Correcter is de vraag: wie is de UBO? UBO staat voor Ultimate Beneficial Owners (uiteindelijke belanghebbenden) en betreft altijd een natuurlijke rechtspersoon. Het UBO-register komt voort uit Europese regelgeving. In Nederland is het beheer ervan belegd bij de KvK. Het UBO-register maakt transparanter wie binnen de organisatie het voor het zeggen heeft. Door de openbaarheid van het register is men in staat beter geïnformeerd zaken te doen.

De UBO-registratie is van kracht op personen die gelden ontvangen uit een entiteit dan wel bepalen waar de gelden aan worden besteed. De personen in kwestie moeten voldoen aan ten minste een van onderstaande classificaties:

  1. de persoon heeft meer dan 25% van de bedrijfsaandelen in bezit;
  2. de persoon heeft meer dan 25% van het stemrecht (zowel direct als indirect);
  3. de persoon houdt meer dan 25% van het economisch belang (zowel direct als indirect);
  4. de persoon heeft feitelijke zeggenschap.

Wanneer er geen UBO is binnen de organisatie, worden alle statutair bestuurders aangeduid als pseudo-UBO’s.

Welke bedrijven zijn UBO-plichtig (en welke niet)?

De KvK maakt een onderscheid tussen ondernemingen die wel en niet verplicht zijn bij te houden wie hun UBO’s zijn:

  • UBO-plichtige ondernemingen zijn niet-beursgenoteerde BV’s en NV’s, stichtingen, verenigingen (met volledige rechtsbevoegdheid of met beperkte rechtsbevoegdheid, maar met onderneming), onderlinge waarborgmaatschappijen, coöperaties, maatschappen, kerkgenootschappen, rederijen, VOF’s, CV’s, SE’s, SCE’s en EESV’s;
  • Niet-UBO-plichtige ondernemingen zijn eenmanszaken, beursgenoteerde BV’s en NV’s, 100% dochters van beursgenoteerde venootschappen, VVE’s, rechtspersonen in oprichting, verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid die geen onderneming drijven en publiekrechtelijke rechtspersonen.

Van Wwft-instellingen zoals banken, advocaten- en notariskantoren wordt tezelfdertijd verlangd dat zij toezichthouden. Conform de zogeheten terugmeldingsplicht zijn deze instellingen verplicht melding te doen bij de KvK, zodra zij constateren dat de gegevens van de (pseudo-)UBO niet correct of onvolledig zijn. Deze constateringen worden doorgaans gedaan naar aanleiding van het vereiste cliëntenonderzoek.

Welke informatie moet worden vermeld in het UBO-register?

Organisaties die al voor de inwerkingtreding van het UBO-register actief waren, schrijven hun UBO’s (afzonderlijk) in via een online UBO-opgave. Zij hebben tot 27 maart 2022 om zich in te schrijven. Is de organisatie gestart na 27 september 2020, dan moet de UBO direct worden ingeschreven tijdens het registratieproces aan de balie, of notarieel. Hiervoor zijn deze UBO-formulieren nodig.

In het UBO-register moet de aard en omvang van het belang van de UBO worden vermeld. Hier wordt onderscheid gemaakt tussen drie categorieën:

  • personen met een belang van 25% tot 50%;
  • personen met een belang van 50 tot 75%;
  • personen met een belang van 75% tot 100%.

Zodra de aard of omvang van de UBO verandert, moet dit worden gemeld bij de KvK. Hier is bijvoorbeeld sprake van wanneer een UBO een aandelenpakket koopt.

Ook moet worden aangegeven op basis van welke eerdergenoemde classificering iemand UBO is (1, aandelen; 2, stemrecht; 3, economisch belang; 4, feitelijke zeggenschap).

Welke documentatie moet worden aangeleverd?

Bij de registratie van het UBO-schap moeten verschillende bewijsstukken worden overhandigd:

  • Voorbeelden van bewijsstukken voor de eerste drie criteria zijn statuten, een kopie van een certifaathoudersregister, een akte van oprichting waaruit blijkt dat iemand UBO is en/of een uittreksel van het aandeelhoudersregister;
  • Voor het criterium feitelijke zeggenschap dient een verklaring te worden aangeleverd;
  • Pseudo-UBO’s behoeven geen documentatie.

Bovenstaande documentatie mag uitsluitend in de Nederlandse of Engelse taal worden gedeponeerd.

Niet, onjuist, onvolledig of niet tijdig registreren wordt aangemerkt als een economisch delict.

Welke informatie staat wel/niet openbaar in het UBO-register?

Er wordt binnen het UBO-register onderscheid gemaakt tussen openbare en niet-openbare informatie.

  • Onder openbare informatie wordt verstaan: voor- en achternaam, geboortemaand, geboortejaar, verblijfsland en nationaliteit. Deze informatie is voor iedereen toegankelijk, maar kan worden afgeschermd wanneer iemand minderjarig is, onder curatele of bewind staat of op de politiebeschermingslijst staat. Afscherming moet expliciet worden aangevinkt bij opgave van de UBO. Afgeschermde openbare informatie is wel toegankelijk voor opsporingsinstanties, financiële instellingen (waaronder banken) en notarissen. Laatstgenoemde moet daarvoor toestemming vragen bij de KvK.
  • Onder niet-openbare informatie wordt verstaan: geboortedag, BSN, privéadres, geboorteplaats- en land en documentatie met betrekking tot het UBO-schap (zoals afschriften van geldige identiteitsdocumenten en documenten waaruit de aard en omvang van het economische belang blijkt). Deze informatie is uitsluitend toegankelijk voor bevoegde autoriteiten zoals opsporingsinstanties.

Ook interessant: hier schreven we hoe vermogen gerelateerde documentatie kan worden geanonimiseerd.